La producción administrativa comprende escritos informativos y normativos, por tal razón son denominados de prosa instrumental, ya que en ellos se utiliza la lengua como instrumento de transmisión de conocimientos o de apelación a la conducta de los administrados, aún cuando se incluyan otras funciones del lenguaje como la fática ( el emisor mantiene activo el contacto con el receptor, la finalidad del mensaje es verificar el funcionamiento del circuito comunicacional, pág. 20) y, circunstancialmente, la metalinguística (el mensaje informa sobre el mismo lenguaje (código) en cuanto sistema de signos verbales. La finalidad del mensaje es hacer referencia al lenguaje del que se habla).
Los trámites administrativos deben efectuarse en tipos de escritos ajustados a superestructuras esquemáticas fijas y a macroestructuras semánticas que varían con su finalidad, asunto por tratar y forma de emisión.
Los escritos administrativos pueden ser de carácter externo, si están dirigidos al público en general o son despachos que utilizan los medios masivos de comunicación, y de carácter interno, cuando se cursan en el ámbito de la misma entidad de donde emanan.
Nota: escrito referente a asuntos administrativos, existen la nota personal-nota interna y externa. Otros tipos: la nota múltiple (dirigida a distintos destinatarios), la nota circular imparte una información o directiva de vigencia prolongada).
La estructura estándar de la nota presenta:
1- Membrete: datos sobre la procedencia del escrito.
2- Lugar y fecha de emisión:
3- Asunto y/ o referencia: van subrayadas y abreviadas. Ejemplo: Ref., As.
4- Encabezamiento: fórmula de tratamiento.
5- Texto o contenido: cuerpo del contenido y se distribuye en: fórmula de iniciación, exposición, cierre, despedida o antefirma, firma -aclaración, título o grado, cargo-. (pág.131)
Otros datos que pueden tener: logotipo o insignia de la institución; lema –caracteriza la dependencia o institución emisora, iniciales del dictante y mecanógrafo –al pie del escrito en mayúsculas o minúsculas-; anexos o adjuntos –An. o Adj.-.
Carta: Por su finalidad, pueden ser:
1- de petición o solicitud
2- de permiso o concesión.
3- de informe de hechos o procesos.
4- de respuesta, acuse de recibo.
5- de envío o remisión de documentos, objetos, etc.
6- de notificación de informes, disposiciones u órdenes.
7- de presentación, etc.
El tono (lenguaje empleado) se caracteriza por su naturalidad, conveniencia, respeto y claridad, cualidades propias de una conversación formal.
Su estructura es parecida a la de la nota, a diferencia de ésta, la carta reúnes las siguientes características:
• se tratan diversos asuntos, estableciendo un ordenamiento lógico y riguroso en ellos.
• Se titula el párrafo o un conjunto de párrafos, cuando la complejidad del asunto tratado lo requiere (ejemplo: Materiales necesarios, Datos de interés, etc.).
• Puede ser extensa.
• Admite la escritura en el anverso y reverso de la hoja.
La solicitud: un tipo especial de nota
La solicitud es un petitorio, al solicitar conviene ofrecer al destinatario los motivos por los que se solicita y adjuntar los elementos de prueba que justifican el acto: certificación de antecedentes o acreditación de las condiciones, aptitudes y circunstancias favorables al solicitante o que puedan provocar el interés en conceder lo solicitado por parte del destinatario. Al producir la solicitud se tendrá en cuenta la personalidad y condición del destinatario, las fórmulas impuestas por la cortesía para iniciar y cerrar el mensaje y el tono de seriedad y respeto con el que se ha de efectuar el petitorio.
Atendiendo a la persona gramatical, la solicitud puede expresarse en primera persona singular o plural (yo- nosotros); en tercera persona singular o plural (él/ella, ellos/ellas). La persona gramatical elegida debe mantenerse a lo largo del escrito.
La tercera persona otorga carácter impersonal y objetivo a la solicitud.
Ver pág.142-143
Acta: es un documento administrativo, una reseña narrativa de lo acontecido en una reunión o acto, tiene valor testimonial público. Se acredita con la firma de las personas intervinientes y de los testigos presentes en su desarrollo.
Estructura, contiene tres partes claramente distintas:
1- encabezamiento (correcta situación del hecho por referir: localidad, fecha, hora, sitio, nómina de personas intervinientes, nómina de testigos; motivo de la reunión, carácter de la misma)
2- Cuerpo o texto propiamente dicho: es la reseña de lo sucedido.
3- Cierre: tratamiento del asunto o del hecho en sí cuando ha llegado a su conclusión.
• Las actas se escriben sin dejar sangrías, interlíneas o espacios en blanco al fin del renglón.
• No se utiliza el punto y aparte.
• Si al finalizar el acta no se completase el último renglón, se traza una línea horizontal por encima de la línea del renglón correspondiente hasta el borde de la hoja, a los fines de evitar agregados que adulteren lo escrito previamente.
• Las firmas de los intervinientes en el acto, así como las de los testigos, se estampan a partir del renglón siguiente al cierre del acta, sin dejar interlíneas.
• No se deben utilizar los márgenes de las hojas de escritura para la firma de los presentes en el acto, ante un eventual corte por encuadernación o reencuadernación.
• Los números de cantidades y fechas se escriben con letras con el agregado de su valor numérico entre paréntesis.
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